Proyecto · Encargo editorial
Un encargo que comenzó como una petición concreta: organizar la entrada de nuevos clientes en un estudio de diseño pequeño. El resultado fue un portal que ordena el caos inicial de cada proyecto sin perder el trato personal.
El estudio llevaba años funcionando con correos sueltos, notas en papel y una carpeta compartida que nadie entendía. Cada nuevo cliente llegaba con la misma confusión: qué necesitaba enviar, cuándo empezaba el trabajo y quién respondía sus dudas. Este portal nació para resolver eso, pero también para que el estudio no sonara a empresa grande cuando seguía siendo un equipo de tres personas.
Lo que sigue en esta página es el recorrido completo: cómo se planteó la estructura, qué decisiones se tomaron sobre la marcha y qué materiales se usaron para que el sistema funcionara de verdad en el día a día.
El estudio no necesitaba un software nuevo ni una plataforma cara. Necesitaba un flujo claro que cualquier persona pudiera seguir sin leer un manual de veinte páginas.
Se dividió la entrada en tres fases: bienvenida, definición y arranque. Cada fase tiene su propia lista de tareas y un responsable claro, para que nadie se pregunte de quién es el siguiente movimiento.
Nada de plataformas nuevas. Se usaron formularios sencillos, una hoja de cálculo compartida y plantillas de correo que el estudio ya conocía. La clave fue la consistencia, no la tecnología.
Se diseñaron tres documentos: una guía de bienvenida para el cliente, una lista de comprobación interna y una plantilla de resumen del proyecto. Todos en formato imprimible y editable.
Fue un sistema que la gente usó. Los clientes dejaron de preguntar lo mismo dos veces, el equipo dejó de buscar archivos perdidos y las primeras reuniones pasaron de ser un caos a tener un orden natural. El portal no eliminó el trabajo manual, pero sí eliminó la fricción que lo hacía insoportable.
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